چرخه عملکرد سازمان
از کار روزمره تا تصمیم مدیریتی؛ همه در یک جریان
تروفلو مجموعه‌ای از ابزارهای جدا برای کار، ارزیابی و گزارش نیست. در هر مرحله، داده‌ای ساخته میشود که مرحله بعد به آن تکیه میکند.
01افراد و تیمها
همه‌چیز از آدم‌ها شروع میشود
کارکنان، تیمها، دپارتمان‌ها و چارت سازمانی را یک بار تعریف کنید. هر عضو با نقش و سطح دسترسی مشخص وارد میشود و از همین لحظه، هر کاری که انجام میدهد جایی در تصویر سازمان دارد.
- پروفایل کارکنان
- تیمها و دپارتمان‌ها
- چارت سازمانی
- نقش‌ها و دسترسی‌ها
02اهداف
هر تیم می‌داند به کجا می‌رود
اهداف سازمانی را تعریف کنید و برای دپارتمان‌ها، تیمها و افراد هم هدف بگذارید؛ با معیار قابل اندازه‌گیری، مقدار هدف و وضعیتی که همیشه به‌روز است.
- اهداف سازمانی، تیمی و فردی
- معیار درصدی، تعدادی یا مالی
- وضعیت: در حال انجام، محقق‌شده، محقق‌نشده
03کارهای روزمره
کار واقعی، همانجایی که اتفاق می‌افتد
وظایف و زیروظایف را با مسئول و سررسید تعریف کنید و با یادآور پیش ببرید. کارهای تکراری مثل آنبوردینگ کارکنان جدید هم از روی قالب‌های آماده ساخته میشوند.
- وظایف و زیروظایف
- سررسید و یادآور
- قالب‌های آماده
- فهرست کارهای من
04داده
کارها فقط تیک نمی‌خورند؛ داده می‌سازند
هر وظیفه‌ای که در تروفلو انجام میشود، بخشی از تصویر عملکرد است: نرخ تکمیل، میزان تأخیر و گزارش فعالیت‌ها بدون اینکه کسی فرم جداگانه‌ای پر کند، ثبت میشوند.
- نرخ تکمیل وظایف
- میانگین تأخیر نسبت به سررسید
- گزارش فعالیت‌ها
05بازخورد
صدای مدیر، همکار و خود فرد
بازخورد مدیر، همکار و خودارزیابی کنار هم ثبت میشوند و شما تعیین میکنید هر بازخورد فقط برای مدیر باشد یا کارمند هم آن را ببیند. دستیار هوش مصنوعی هم می‌تواند بر اساس دادههای واقعی، پیشنویس بازخورد آماده کند.
- بازخورد مدیر، همکار و خودارزیابی
- کنترل سطح دیده‌شدن
- پیشنویس بازخورد با دستیار
06ارزیابی عملکرد
ارزیابی‌ای که به کار واقعی تکیه دارد
با قالب‌های ارزیابی، دوره‌های ارزیابی را منظم و یکسان برگزار کنید. نمره هر فرد کنار اهداف، بازخوردها و کارهای انجام‌شده‌اش دیده میشود؛ و اگر نمره مدیر با عملکرد قابل مشاهده فاصله غیرعادی داشته باشد، تروفلو آن را بهعنوان ناهنجاری نشان میدهد.
- قالب‌های ارزیابی
- ارزیابیهای دورهای
- تشخیص ناهنجاری در نمره‌ها
07تحلیل
فرد، تیم و سازمان؛ در یک نگاه
روند فصلی، مقایسه دوره جاری با دوره قبل و مقایسه هر کارمند، تیم یا دپارتمان با میانگین همتایانش. برای جلسه مدیریت دیگر لازم نیست از چند فایل، گزارش دستی بسازید.
- روند فصلی عملکرد
- مقایسه با میانگین همتایان
- مقایسه دوره جاری و قبلی
08تصمیم و بهبود
از بینش تا تصمیم، و دوباره از نو
از دستیار هوش مصنوعی درباره شاخصهای عملکرد سازمان بپرسید، تصمیم بگیرید و آن را به هدف و کار تازه تبدیل کنید. چرخه دوباره شروع میشود؛ این بار از نقطه‌ای بهتر.
- دستیار هوش مصنوعی
- اهداف و کارهای تازه
- چرخه پیوسته بهبود
دادهها نمونه‌اند و فقط جریان کار را نشان می‌دهند.